Analoge Logistik ins digitale Zeitalter geführt

Die Andreas Schmid Group ist ein familiengeführtes, mittelständisches Logistikunternehmen mit Sitz im bayerischen Gersthofen bei Augsburg. Im Jahr 1928 von Andreas Schmid als „Transportgeschäft“ gegründet, beschäftigt die Unternehmensgruppe heute 1.600 Mitarbeiter in über 30 Niederlassungen an zehn Standorten in Deutschland, Tschechien und Ungarn. Das Erfolgsrezept des Mittelständlers ist es, die Digitalisierung zu nutzen, um innovative Lösungen für seine Kunden zu entwickeln. Das Portfolio der Unternehmensgruppe geht daher mittlerweile weit über klassische Transport- und Lagerleistungen hinaus. Neben Spedition und Kontraktlogistik bietet die Andreas Schmid Group ihren Kunden ganzheitliche Lösungen mit Start-up-Entwicklung, IT-Consulting, Kommunikationsdesign und Personalbeschaffung.

Neben der Internationalisierung ist die Digitalisierung eine der wichtigsten strategischen Säulen des Mittelständlers Andreas Schmid Group. Um das Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu halten, spielt vor allem die Digitalisierung von Prozessen eine zentrale Rolle. Ansatzpunkte dafür gibt es viele. Denn in der Logistikbranche werden nach wie vor zahlreiche Informationen analog auf Papier übermittelt. Als Vorreiter setzt die Andreas Schmid Group selbstverständlich auf intelligente digitale Systeme wie ein Customer Relationship (CRM) und ein Warehouse Management System (WMS). Um die Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt reibungslos zu gestalten und den Verwaltungsaufwand und repetitive Aufgaben dabei so gering wie möglich zu halten, war das Unternehmen auf der Suche nach intelligenten Automatisierungslösungen.

„Mithilfe der Automatisierung bauen wir in der Logistik gezielt die Brücke zwischen zwei existierenden Welten: Die traditionelle, papierbasierte Welt mit ausgedruckten Lieferbelegen und die digitale Welt mit Live-Tracking von Sendungen. Die Automatisierung dient hier als Konnektor und hilft bei der Digitalisierung, indem sie uns repetitive Arbeiten abnimmt, zum Beispiel bei der Erkennung und Übertragung von Beleginformationen. So können sich unsere Mitarbeiter auf kreative und wertstiftende Aufgaben, wie die individuelle Betreuung unserer Kunden, fokussieren. Im nächsten Schritt bietet die Kombination von Automatisierungstechnologien mit KI-Methoden enorme Chancen zur Optimierung der Prozessqualität und -effizienz, die es zu ergreifen gilt“, sagt Dr. Matthias Schindler, Digitalisierungsvorstand der Andreas Schmid Group.

Auftragserfassung als erster erfolgreicher Anwendungsfall
Das Thema Robotic Process Automation (RPA) wurde vom unternehmenseigenen Innovationslab „AS Lab“ initiiert. Nach einer Vorstellung beim Vorstand beschloss das Unternehmen, die Technologie im Rahmen eines Proof of Concepts (PoC) für wiederkehrende Controlling-Berichte zu testen. Im Anschluss wurden weitere aktuelle Herausforderungen in gezielten Prozessanalysen identifiziert. Ein brennendes Thema dabei: die Erfassung von Transportaufträgen. Bei diesem Prozess werden sehr viele Informationen benötigt – unter anderem Inhalt, Verpackungsart, Abhol- und Zustelldatum, Kontaktdaten, mögliche Gefahrstoffe, Handling und die weitere Beschaffenheit der Sendung. Die Herausforderung dabei ist, dass nicht alle Kunden der Unternehmensgruppe über eine Datenschnittstelle zu deren Systemen verfügen, weil sie Neukunden sind, nicht mit kompatiblen Systemen arbeiten oder sporadisch Sendungen über die Andreas Schmid Group verschicken. Dadurch erhält die Abteilung Customer Service die Kundenaufträge auf verschiedenen Wegen. Um den Prozess zu optimieren, war es zunächst vorrangiges Ziel, ein einheitliches Vorgehen zur Auftragsannahme festzulegen. Damit das Vorgehen automatisiert werden konnte, wurde ein Formular erstellt, das die Kernschritte des Prozesses abbildet. Dies sollte für eine möglichst hohe Akzeptanz bei den Kunden sorgen und die RPA-Lösung einfach halten. Damit die Automatisierung über RPA funktioniert, wurde dabei auf eine präzise, nicht änderbare Definition der Eingabefelder geachtet. Der neu entwickelte Prozess verkürzte die Durchlaufzeit von circa 4 Minuten auf unter eine Minute pro Auftrag. Allein die Automatisierung dieses Prozesses hat zu einer zeitlichen Ersparnis von über 2.000 Stunden pro Jahr geführt. Für die Implementierung verantwortlich war das zentrale Team für Automatisierung. Analysen, Dokumentationen und Prozessbeschreibungen wurden Hand in Hand mit den Fachbereichen erstellt und Lösungen gemeinsam getestet.

Intelligente Zusammenarbeit von Mensch und Roboter als Erfolgsfaktor
Seitdem hat die Andreas Schmid Group in einem Zeitraum von acht Monaten mehr als 13 Prozesse automatisiert. Den Input, welche Abläufe sich dafür eignen, erhielt das RPA-team zu Beginn „top-down“, also durch die gezielte Ansprache einzelner Abteilungen und durch Workshops mit der Geschäftsleitung. Neu ist ein internes Formular, über das alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, ihre Automatisierungsvorschläge einzureichen. Dadurch sind aktuell weitere 18 Prozesse in der Pipeline. Ergänzend hat die Unternehmensgruppe ein zentrales Operating und Development Model entwickelt, das die Fachbereiche bei der Erstellung der Dokumentation und Analysen unterstützt. Zur Automatisierung selbst setzt das Team auf unterschiedlichste Technologien und kombiniert zum Beispiel API-Integrationen mit RPA. Die Roboter werden dabei nicht nur in Logistik und Spedition, sondern zum Beispiel auch beim zur Gruppe gehörigen IT-Dienstleister Quentia eingesetzt.

Ein Beispiel, um den Zeitgewinn zu verdeutlichen, ist ein Prozess aus der Palettenabteilung: Die Andreas Schmid Group arbeitet mit vielen Logistikpartnern zusammen, die Waren aus ihren Lagern und auf ihren Paletten ausliefern und teilweise im Gegenzug leere Paletten zurückbringen. Nach der Auslieferung bringt der Partner die Belege mit. Auf diesen ist gekennzeichnet, ob und wie viele Paletten getauscht beziehungsweise zurückgebracht wurden. Für die Differenz der Paletten wird dem Partner eine Rechnung gestellt. Dazu müssen die Mitarbeitenden sich die erforderlichen Daten aus mehreren Systemen zusammensuchen, die Belege prüfen und in das entsprechende System eintragen. Dieser zeitaufwändige Ablauf wird nun durch einen Human-in-the-loop-Prozess optimiert: Der Software-Roboter holt sich alle notwendigen Informationen und Dokumente aus den Systemen und stellt sie in einfacher Weise im Action Center zur Verfügung. Die Mitarbeitenden müssen dort nun nur noch die Aufgabe bearbeiten und dem Bot mitteilen, ob er zum Beispiel eine Rechnung erstellen soll. Damit konnte die durchschnittliche Bearbeitungsdauer pro Tournummer von 5 auf unter 1 Minute reduziert werden. Pro Jahr summiert sich diese Zeitersparnis auf über 1.250 Stunden – bei einem einzigen Prozess. Zudem konnte die Fehlerquote deutlich gesenkt werden. So kann sich die Abteilung zunehmend auf Sonderfälle und neue Kundenanforderungen fokussieren.

Durch diese Einsparungen amortisieren sich die Automatisierungskosten in kürzester Zeit. Im Vordergrund stehen für die Andreas Schmid Group nicht die zeitlich quantifizierbaren Vorteile, sondern vielmehr die Steigerung der Prozessqualität – etwa eine schnellere Rückmeldung an Kunden durch schnellere Datenangaben und Prozessabläufe. Um sich den Zeitgewinn jederzeit vor Augen führen zu können, verfügt jeder Prozess über ein eigenes Dashboard zum Monitoring und zur Nachverfolgung der Mehrwerte. Als besonders positiv empfindet das Unternehmen die einfache Skalierung und Erweiterung der Software-Roboter durch die modulare Entwicklung. Dabei erweist sich die Automation Cloud als hilfreich, weil sich die Wartungsarbeiten und Updates dort abspielen, sodass sich das Team auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Ziel erreicht: Zufriedenere Mitarbeiter und Kunden
Aufgrund dieser positiven Ergebnisse bewertet die Andreas Schmid Group Automatisierung als wichtigen Treiber der Digitalisierung. Insbesondere die Kombination mehrerer Technologien – etwa RPA mit Texterkennung (Optical Character Recognition; OCR) und Künstlicher Intelligenz – und die Möglichkeit, Roboter mit menschlichem Input im Sinne des Human-in-the-loop-Modells einzusetzen, eröffnet immense Potenziale, die Effizienz und Produktivität der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern. Dass die Software-Roboter wiederkehrende, repetitive und monotone Aufgaben übernehmen, entlastet und befreit die Mitarbeiter, die sich seitdem – wie es das Unternehmen in seinem Mission-Statement anstrebt – voll und ganz auf maßgeschneiderte Kundenlösungen fokussieren können. Zusätzlich erhalten sie dabei die tatkräftige Unterstützung der Bots.

„Bei der Automatisierung von Prozessen geht es bei uns nicht nur um die Technologie, sondern um das Business und die Menschen dahinter. Wir versuchen, so oft es geht, die Kolleginnen und Kollegen an unserer Automation Journey zu beteiligen und die Mehrwerte für sie aufzuzeigen. Deshalb nehmen wir uns vor der Automatisierung ausreichend Zeit, um die Prozesse und Arbeitsweisen zu verstehen und zu optimieren. Ohne die sehr gute Zusammenarbeit mit den Fachbereichen könnten wir unsere Automation Journey nicht so erfolgreich weiterführen“, sagt Enver Cetin, Process Automation Manager bei der Andreas Schmid Group.

Kein Wunder, dass die Mitarbeitenden die Automatisierung von Prozessen begrüßen. Die Andreas Schmid Group hat die Belegschaft von Anfang an auf diesem Innovationsweg mitgenommen und sie versucht, sie durch Meetings oder die Vorstellung der Ergebnisse kontinuierlich zu beteiligen. Dabei hat sich der erste wichtige Roboter als Lieblingsbot herauskristallisiert: Rob Botone verschickt täglich pünktlich um 7:30 Uhr an alle Führungskräfte die Auftragslage des Vortages und das Sendungsvolumen im Vergleich zum Vorjahr. So starten die Führungskräfte mit einem tagesaktuellen Status in den Tag. Auf Basis dieser rundum positiven Erfahrungen kann das Unternehmen RPA auch insbesondere mittelständischen Unternehmen empfehlen. Der Vorteil der Software-Roboter: Sie erzielen schnell und mit geringem Aufwand vorzeigbare Ergebnisse und sind ein perfekter Differenziator vom Wettbewerb.

„Für ein mittelständisches Unternehmen ist es wahrscheinlich recht ungewöhnlich, ein eigenes Team zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen zu schaffen. Doch unsere Unternehmensstrategie ist darauf ausgerichtet, dass wir den Herausforderungen in der Logistikbranche, wie zum Beispiel dem Fachkräftemangel, durch maßgeschneiderte, innovative und digitale Lösungen, begegnen. Der Einsatz von Software-Robotern ist dabei ein vielversprechender Weg. Die ersten Erfolge zeigen uns, dass Automatisierung auch im Mittelstand ein sinnvoller Weg ist, um Prozesse effizienter zu machen“, sagt Alessandro Cacciola, Vorstandsvorsitzender der Andreas Schmid Group.

Zahlen:

• Weniger als eine Minute: braucht der automatisierte Prozess der Auftragserfassung, den die Andreas Schmid Group als PoC umsetzte. Der jährliche Zeitgewinn summiert sich auf über 2.000 Stunden.
• 13 Prozesse: Innerhalb von nur acht Monaten hat die Andreas Schmid Group 13 Prozesse automatisiert. 18 weitere sind aktuell in der Pipeline.
• Weniger als 4 Wochen dauert im Schnitt ein Automatisierungsprojekt von der Idee über die Entwicklung bis zum Go-Live.
• 1 Hybride-Cloud-Struktur für dynamische Workloads und zunehmende Analyse und Monitoring von Daten.